Verificações de antecedentes para funcionários em potencial: mantenha as divulgações necessárias simples

Se sua empresa obtiver informações básicas sobre os possíveis funcionários, é provável que você esteja coberto pela Lei de Relatórios de Crédito Justo. Antes de obter um relatório de triagem em segundo plano, a lei exige que você faça certas divulgações e obtenha a autorização de um funcionário em potencial. É hora de uma verificação de conformidade da FCRA?

Os relatórios de triagem de antecedentes são “relatórios de consumidores” sob a FCRA quando servem como um fator para determinar a elegibilidade de uma pessoa para emprego, moradia, crédito, seguro ou outros propósitos e incluem informações “com o valor de crédito de um consumidor, posição de crédito, capacidade de crédito, caráter, reputação geral, características pessoais ou modo de vida”.

Se sua empresa usar relatórios de triagem em segundo plano para tomar decisões de contratação, aqui estão algumas etapas que a FCRA exige que você tome:

1. Antes de obter um relatório de triagem em segundo plano sobre um funcionário em potencial, divulgue à pessoa que você pretende obter o relatório e, em seguida, sua autorização por escrito, permitindo que você faça isso.
2. Se o relatório de triagem em segundo plano revelar algo que pode fazer com que você decida não contratar a pessoa, você deverá notificá -la sobre os resultados do relatório e fornecer uma cópia. Em seguida, você deve dar a eles tempo suficiente para revisar o relatório para que eles possam desafiar os elementos que possam estar incorretos.
3. Se você decidir não contratar alguém com base no todo ou em parte do conteúdo de um relatório de triagem em segundo plano, deve fornecer um aviso à pessoa que afirma que não foi contratada devido pelo menos em parte ao resultado do relatório de triagem em segundo plano.

As empresas geralmente perguntam como fazer a divulgação inicial necessária antes de obter o relatório de triagem em segundo plano e obter a autorização do funcionário em potencial. É mais fácil do que você pode imaginar. Sob a FCRA, você deve fornecer ao funcionário em potencial uma divulgação clara e conspícua por escrito que planeja obter um relatório de triagem em segundo plano sobre eles e deve obter a autorização por escrito da pessoa que lhe permite compilar o relatório. Não há problema em colocar a divulgação necessária e Seu pedido de autorização deles em um documento. Apenas certifique -se de usar uma redação clara que o funcionário em potencial entenderá.

Algumas empresas se destacam usando jargão legal complicado ou adicionando reconhecimentos ou isenções extras. Aqui estão alguns exemplos do tipo de coisa que não deveria Esteja neste documento simples:

• Não inclua o idioma que afirma libertá -lo da responsabilidade por conduzir, obter ou usar o relatório de triagem em segundo plano.
• Não inclua uma certificação do funcionário em potencial de que todas as informações em seu pedido de emprego são precisas.
• Exclua qualquer redação que pretende exigir que o Empregado em potencial reconheça que suas decisões de contratação são baseadas em razões legítimas não discriminatórias.
• Livre -se de autorizações excessivamente amplas que permitem a liberação de informações que o FCRA não permite ser incluído em um relatório de triagem em segundo plano – por exemplo, falências com mais de 10 anos de idade.

Essa coisa extra não apenas torna mais difícil para o potencial funcionário entender o principal objetivo do documento, mas também pode violar a FCRA. A adição de outros agradecimentos ou liberações de responsabilidade está além do escopo do que a FCRA permite neste documento. Se você tiver renúncias, autorizações ou divulgações adicionais que deseja dar aos funcionários em potencial, faça -o em um documento separado. Não os inclua no documento de divulgação e autorização da FCRA.

Tudo se resume a isso: o cumprimento do requisito de divulgação da FCRA para o uso de relatórios de triagem em segundo plano é fácil. Você pode fazer isso em algumas frases. Basta incluir uma notificação simples e fácil de entender de que você obterá um relatório de triagem em segundo plano, talvez com uma explicação simples de quais informações serão incluídas no relatório. O pedido para a autorização do funcionário em potencial também deve estar em linguagem simples.

É isso. Nada mais é necessário – e nada mais é permitido pela FCRA.

Mantenha -o simples. Não é apenas uma boa ideia. É a lei.

(Esta postagem foi atualizada em 3 de maio de 2017, para esclarecer que diz respeito às divulgações iniciais necessárias antes que as empresas obtenham relatórios de triagem em segundo plano.)