Videoconferência: 10 dicas de privacidade para o seu negócio
Entre distanciamento social e ordens de permanência covid-19 em casa, as empresas estão recorrendo aos serviços de videoconferência para chegar aos negócios. Enquanto esses serviços o ajudam a se conectar, eles também representam novos riscos de privacidade e segurança de dados. Aqui estão algumas dicas a serem lembradas antes de hospedar ou ingressar em uma videoconferência online:
- Tome medidas para garantir que apenas os participantes convidados possam participar da sua reunião. As pessoas podem chamá -lo de “zoombombar”, mas é uma consideração em todos os tipos de plataformas: pessoas não convidadas aparecendo em videoconferências. O que sua empresa pode fazer para reduzir o risco? Alguns serviços permitem que os hosts protejam uma reunião de senha. Outros limitam o acesso, fornecendo números de identificação exclusivos para cada reunião ou para cada participante. Esses recursos não podem ser ativados por padrão; portanto, observe cuidadosamente quais configurações estão disponíveis. Se você hospeda reuniões recorrentes, a maioria dos serviços permite criar novas senhas ou números de identificação para cada reunião. Esse método é mais seguro do que reutilizar credenciais antigas, portanto, estabeleça isso como a política para seus funcionários.
- Aproveite outras ferramentas para limitar o acesso às reuniões. Os serviços de conferência podem dar ao host a opção de bloquear a reunião assim que os participantes esperados chegarem, impedindo que outras pessoas se juntem. Para o maior nível de controle, os hosts podem permitir que as configurações permitam aprovar cada participante que tenta participar. Você também pode ter a capacidade de remover usuários individuais da reunião, caso surjam.
- Quando você ingressou em uma reunião, sua câmera de vídeo e microfone podem estar por padrão. Esteja ciente de que os participantes poderão ver e ouvi -lo assim que você ingressar em uma reunião. Se você não deseja compartilhar som ou vídeo, a maioria dos serviços permite silenciar a si mesmo ou desligar sua câmera. Você pode ajustar as configurações padrão para que suas preferências sejam armazenadas para a próxima reunião ou – dependendo do serviço – pode ser necessário ajustar suas configurações no início de cada chamada.
- Verifique se sua videoconferência está sendo gravada. Muitos serviços permitem que o host registre a reunião para referência futura. O serviço deve exibir algum indicador que você está sendo gravado – por exemplo, um círculo vermelho brilhante ou a palavra “gravação”. Mas lembre -se de que uma reunião pode ser registrada, mesmo que esses indicadores não apareçam. Ouvimos relatos de videoconferências que foram compartilhadas on -line sem o conhecimento dos participantes. A estratégia mais segura é assumir que você pode ser gravado e, se possível, evite compartilhar informações privadas via videoconferência,
- Tenha cuidado antes de compartilhar sua tela. A maioria dos serviços tem funções para permitir que você compartilhe com o grupo o que está na sua tela – por exemplo, uma apresentação de slides. Mas antes de compartilhar sua tela, verifique se você não possui documentos abertos, janelas do navegador ou outras coisas na tela que você não pretende que outras pessoas vejam. Alguns serviços têm opções que permitem que o host desative o compartilhamento de tela ou limite seu uso ao host.
- Não abra convites inesperados de videoconferência ou clique em links. Com o aumento da videoconferência, atores maliciosos estão enviando e -mails imitando convites para reuniões ou outras comunicações dos serviços de conferência. Para adicionar autenticidade, eles podem copiar o logotipo e a aparência de nomes familiares no negócio. Mas, em vez de levá -lo a uma conferência, esses links podem conter vírus ou instalar malware no seu computador. A prática mais segura é dizer à sua equipe ou aos seus clientes com antecedência que você tem uma teleconferência planejada por um certo tempo e eles devem esperar um convite com seu nome. Se eles recebem um convite que não esperavam, diga a eles para não abri -lo e definitivamente não clique em nenhum link. Outra dica para ajudar a frustrar os impostores de videoconferência: se o serviço que você está usando exigir que você faça o download de um aplicativo de aplicativo ou desktop, faça o download diretamente no site do serviço ou na loja de aplicativos da plataforma.
- Se a confidencialidade for crucial, a videoconferência pode não ser a melhor opção. Nenhum serviço de conferência pode garantir a segurança de suas informações; portanto, considere alternativas se precisar falar sobre tópicos particularmente sensíveis. Avalie se um serviço corporativo proporcionaria maior segurança para sua empresa e clientes, em vez de serviços gratuitos disponíveis para o público em geral. Se você estiver conferindo remotamente com um prestador de cuidados de saúde, pergunte sobre serviços dedicados de conferência de telessaúde que podem incluir mais salvaguardas para manter as informações privadas.
- Antes de usar um serviço de conferência, revise as principais disposições na Política de Privacidade do Serviço para entender como suas informações serão tratadas. Que informações o Serviço de Conferência coleta sobre você? A Política de Privacidade limita a Companhia de usar suas informações para outros fins, além de fornecer seu serviço de conferência? Finalmente, o Serviço de Conferência compartilha suas informações com anunciantes ou outros terceiros?
- Atualize seu software de videoconferência. À medida que surgem problemas de segurança, muitas empresas de videoconferência estão atualizando seu software com patches e correções. É por isso que é importante que sua empresa use a versão aprimorada. Obviamente, aceite apenas atualizações diretamente no site do serviço.
- Estabeleça práticas preferidas de videoconferência no seu negócio. Seus funcionários estão fazendo o possível para manter a produtividade durante um período difícil. Mas um funcionário bem-intencionado pode inadvertidamente colocar dados confidenciais em risco, permitindo que os serviços de videoconferência que não atendam aos padrões de privacidade ou segurança da sua empresa ou que possam ser malwares. Compartilhe essas dez dicas com sua equipe, estabeleça os DOS e o DOIS em toda a empresa e enfatize a necessidade de selecionar as opções mais seguras ao hospedar ou unir videoconferências.
